Blogi

10 vinkkiä etä-retrospektiivin fasilitointiin

Daniel Wellner

Ketterän kehityksen kulmakivi on retrospektiivi. Joka tiimin kannattaisi säännöllisesti ottaa pieni pysähdys ja reflektoida omaa tekemistä. Säännöllisen reflektoinnin kautta tiimi voi jatkuvasti oppia ja kehittää omaa toimintaansa. Mitä enemmän kiirettä ja paineita, sitä tarkeämpi olisi pitää retrospektiiviä.

Retrospektiivit pidetään perinteisesti koko tiimin kanssa yhdessä paikassa. Yhdessä  oppiminen ja oman tekemisen ja vuorovaikutuksen reflektointi luonnollisesti onnistuu helpoiten, kun ollaan kaikki läsnä samassa paikassa.

Tänä päivänä kuitenkin monet tiimit ovat maantieteellisesti hajautettuja. Tiimissä voi olla mukana ihmisiä eri kaupungeista tai jopa eri maista. Myös etätyöskentely on lisääntynyt paljon, josta johtuen voi olla vaikeaa saada kaikki ihmiset samaan aikaan samaan huoneeseen.

Retrospektiivin pitäminen on haastavampaa etätiimin kuin samassa tilassa toimivien kanssa. Ilman oikeita työkaluja ja kunnon valmistelua retron tulokset voivat jäädä laihaksi. Älä kuitenkaan tyydy huonoihin retroihin, äläkä luovi säännöllisistä retroista. Retrospektiivi on etätiimillekin tärkein työkalu tiimityön jatkuvan kehittämiseen. 

Tässä 10 vinkkiä hyvän etä-retron fasilitointiin:

1) Hanki sopivat työkalut

Hyvin toimiva videokonferenssi-palvelu on etäretron selkäranka. Itse käytämme zoom.us -palvelua. Muita vaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi Skype, appear.in tai Google Hangouts.

Lisäksi kannattaa käyttää digitaalista post-it seinän tai fläppitaulun korvaavaa työkalua, jossa kaikki osallistujat pääsevät yhdessä työstämään asioita. Itse olemme pitäneet  Realtimeboard palvelua hyvänä tähän tarkoitukseen. Realtimeboardin avulla osallistujat pystyvät yhtä aikaa kirjoittamaan ja siirtämään virtuaalisia post-it lappuja.

2) Valmistelu. Valmistelu. Valmistelu.

Mieti retrolle hyvissä ajoin rakenne ja aktiviteetit, jotka voit fasilitoida etänä. Mietinnän pohjaksi voi ottaa esim. Esther Derby:n Agile retrospectives -kirja. Myös funretrospectives -sivustosta voi käydä hakemassa inspiraatiota. Käytännössä miltei kaikki mitä voi tehdä post-it seinällä tai fläppitaululla voi tehdä myös etänä kunhan käyttää sopivia työkaluja ja vähän mielikuvitusta.

3) Harjoitus

Testaa ensin itse ennen retroa kaikkia menetelmiä ja tehtäviä, joita aiot pyytää osallistujien tekemään ja tee osallistumisesta mahdollisimman helppoa. Retrossa ei haluta käyttää aikaa teknologian kanssa tappelemiseen.

4) Kaikki etänä

Jos osa tiimistä on etänä ja osa toimistolla, toimistolla olevien ei kannata kokoontua samaan tilaan. Siitä seuraisi epätasavertainen tilanne, jossa etänä olevat eivät voi kommunikoida samalla tavalla muiden kanssa kun toimistolla olevat. Viimeinen asia mitä haluat kuulla etä-retrossa on “Et nyt tätä näe, mutta piirrän tässä muille jotain taululle”.

Kaikkien kannattaisi tulla etä-retroon siis mukaan omalta koneeltaan, jolloin pelikenttä on tasa-arvoinen kaikille.

5) Laitteet kuntoon

Ennen retroa kannattaa huolehtia siitä, että jokaisella on kunnon mikrofoni, kuulokkeet ja kamera. Mikään ei riko retroa niin tehokkaasti kuin se, että äänet ei kuulu.

6) Esitehtävät

Fasilitaattorina, kerro hyvissä ajoin ennen retroa, millä tavalla ihmiset voivat valmistautua retroon. Näin itse retrosta tulee tehokkaampi.

7) Puheenvuorot

Fasilitaattorina anna aina selkeästi puheenvuoroja ja osoita kysymyksesi selkeästi kullekin henkilölle. Muutoin osallistujat alkavat herkästi puhumaan yhtä aikaa. Huolehtdi myös siitä, että aina kysyt kaikilta tasapuolisesti.

8) Offline/Online

Kun haluat ihmisten jakavan ajatuksiaan ja ideoitaan, pyydä heitä ensin kirjoittamaan niitä esimerkiksi paperivihkoon tai vaikkapa Notepadiin. Tämän jälkeen jokainen voi käydä vuorollaan lisäämässä ajatuksia yhteiselle virtuaaliselle post it -seinälle. Näin varmistetaan, että jokaisen osallistujan ajatukset saadaan otettua mukaan.     

9) Katkot

Fasilitaattorina, seuraa koko ajan, että kaikki ovat mukana linjoilla ja yhteys toimii. Videokuvasta näkee, jos joku tippuu pois tai kun kuva jäätyy yhteysongelman vuoksi.

10) Retron retro

Pidä retron lopussa lyhyt retroaktiviteetti siitä, miten itse retro on mennyt osallistujien mielestä.

PROTIP: Fasilitaattorina, tehtävien lopussa pystyt usein päättelemään naputusäänistä ja realtimeboard -kursoreiden liikkeestä, ovatko osallistujat valmiina annettujen tehtävien kanssa, vai tarvitsevatko he siihen lisää aikaa.

Yläkuva: Alan O'Rourke, CC

 

TILAA BLOGIKIRJOITUKSET SÄHKÖPOSTIISI 

Aiheet: Johtaminen

Daniel Wellner
Daniel Wellner

Sysartin kehityksen kaasujalka ja toivoton maailmanparantaja.